Dicas de Como ter uma Reunião Produtiva.

Não temos dúvidas da importância de reuniões, afinal, são a partir delas que traçamos os objetivos e as decisões mais importantes sobre o negócio. Apesar disso, se uma reunião não tiver sucesso em produtividade, significa que serviu apenas para tomar o precioso tempo das pessoas envolvidas, levando ao ponto contrário de uma reunião, reduzindo a produtividade dos colaboradores e causando prejuízos para a própria empresa.

Acontece que é muito comum as pessoas marcarem reuniões por qualquer motivo, e muita das vezes, por pontos que poderiam ter resolução por uma simples troca de e-mails ou até mesmo ligações rápidas.

É por isso que a sua percepção em relação às reuniões precisa mudar imediatamente. Esses encontros são momentos cruciais para a gestão da empresa e precisam acontecer com regularidade, organização e principalmente, com horário para começo e fim! Pensando nisso, nós elaboramos esse post com dicas para reuniões mais produtivas a distância ou presenciais com ações simples e que não requer nenhum tipo de conhecimento avançado de gestão. Essas estão ligadas a disciplina, comportamento e atitude. Confere ai:

 

• Identifique e pontue qual o objetivo da reunião – Os assuntos e pautas a serem vistos devem ser previamente estabelecidos e a reunião não deve fugir do foco determinado;

 

• Programe e administre o tempo do debate – Planeje o desenrolar da reunião e, em caso de necessidade, divida o assunto em blocos certos para discutir a pauta específica;

 

• Tenha um local ideal – Ter um local agradável tende a causar um impacto mais positivo, tanto para encontros online como presenciais. Coworkings e escritórios colaborativos oferecem esse serviço por diárias, com estruturas de alto padrão e a garantia de que você terá o necessário para uma reunião de sucesso;

 

• Acompanhe os temas relevantes a serem abordados com o auxílio de anotações abertas – Lousas e projeções podem ajudar muito em reuniões. Além da importância e da utilidade, anotar de forma aberta os principais fatos discutidos ou levantados estimula a memória e a participação dos colaboradores envolvidos;

 

• Prepare-se para colaborar 100% com a reunião – A atenção e o foco devem estar em alta durante todo o tempo para que ela seja produtiva, e para isso, inicie o debate com comprometimento total em achar uma solução. Em caso de reuniões longas, programe pausas para que os envolvidos possam recuperar as energias e clarear as ideias;

 

• Garanta uma pauta da reunião – Registre as ações geradas para cada tópico abordado. Coloque uma pessoa responsável por redigir uma ata da reunião com os pontos de ação que foram citados e as ações que deverão ser tomadas na sequência do encontro.

 

Como foi mencionado no início, fazer uma reunião produtiva requer ações simples, mas difíceis de serem implantadas, pois exigem muita disciplina e capacidade para gerenciar pessoas. Siga cada passo e alcance grandes níveis de produtividade em qualquer tipo de reunião.